L’environnement commercial moderne expose les organisations à une gamme de défis qui affectent les opérations commerciales, d’où la nécessité de réglementations robustes.
- Qu’est-ce que le logiciel de formation de conformité?
- Automatise la formation des employés
- Suivre l’achèvement et les progrès
- Offre du contenu à jour
- Reporting et audit fonctionnalité des sentiers
- Comment le logiciel de formation de conformité réduit les risques
- Assure une formation cohérente à l’échelle de l’entreprise
- Tracks et documents les efforts de conformité
- Automatise les mises à jour des modifications réglementaires
- Encourage une culture de responsabilité
- Réflexions finales
Ignorer les normes et les directives peut entraîner des amendes coûteuses, des perturbations opérationnelles et des dommages de réputation. L’année dernière, un tribunal américain a demandé à une banque de payer 3 milliards de dollars d’amendes – le plus grand de l’histoire – pour avoir des systèmes de surveillance faibles qui ont facilité les activités de blanchiment d’argent. (1)
Suivre le rythme des dernières règles pertinentes et effectuer une formation obligatoire peut aider à minimiser les risques de conformité. Mais comment pouvez-vous vous assurer que vous fournissez les bonnes connaissances aux bonnes personnes au bon moment? La réponse réside dans les solutions de formation de conformité. Ces outils automatisent la formation de conformité du début à la fin.
Qu’est-ce que le logiciel de formation de conformité?
Le logiciel de formation de conformité est une plate-forme spécialisée que les entreprises peuvent utiliser pour créer, gérer et mettre en œuvre des programmes de formation de conformité efficaces. Lorsque vous en recherchez un, choisissez un produit avec ces capacités:
Automatise la formation des employés
La plupart des plateformes ont des capacités d’intelligence artificielle (IA) qui permettent des expériences d’apprentissage personnalisées. Par exemple, un moteur de recommandation automatise l’affectation d’une formation en conformité en fonction des rôles d’emploi des employés.
Une bibliothèque de contenu de conformité prédéfinie facilite le développement de cours de conformité parce que vous n’avez pas à recommencer à zéro. Mais si vous le faites, il existe un outil de création qui permet aux gestionnaires de conformité et aux experts en la matière de travailler ensemble et de créer des cours de conformité aux entreprises sans avoir besoin de codage.
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Pour faire des cours interactifs qui améliorent la rétention des connaissances et l’engagement, les créateurs de cours peuvent ajouter des fonctionnalités interactives, des outils d’apprentissage social ou des fonctionnalités de gamification. Vous pouvez également activer l’automatisation pour les recertifications afin de tenir votre équipe à jour avec les dernières réglementations.
Suivre l’achèvement et les progrès
Avec le logiciel de formation de conformité, vous n’avez pas besoin de conserver les fichiers de formation individuels manuellement ou de les gérer via des feuilles de calcul. La plate-forme a des capacités de suivi des progrès et fournit des données de rapport en temps réel. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités de rapports standard ou personnalisées pour définir des mesures clés, telles que les taux d’achèvement de la formation.
Offre du contenu à jour
Les entreprises doivent adapter leur contenu de formation à la conformité aux dernières réglementations pour rendre le partage des connaissances plus pertinent et plus impactant. Par exemple, les pays de l’UE s’efforcent de réviser le règlement général sur la protection des données (RGPD), en raison de l’utilisation généralisée de l’IA, de l’apprentissage automatique et des transferts de données internationales.
Les entreprises de la région doivent adapter leurs pratiques dès que ces changements prennent effet pour éviter des problèmes juridiques coûteux. Par exemple, les entreprises ayant des violations du RGPD ont payé environ 4,5 milliards d’euros (ou environ 5,1 milliards de dollars) en 2024, l’Espagne imposant les amendes les plus accumulées depuis 2018.
Reporting et audit fonctionnalité des sentiers
Les règles pertinentes varient d’un pays à l’autre ou de l’industrie à l’industrie. Les entreprises de construction et de santé, par exemple, peuvent avoir des politiques de sécurité au travail plus strictes par rapport aux entités purement au bureau.
Quoi qu’il en soit, les entreprises ont besoin d’une documentation robuste pour prouver l’adhésion aux exigences de conformité. Il est crucial que les entreprises conservent des copies de leur matériel de formation de conformité, suivent les taux de conformité et enregistrent des mesures correctives prises en cas d’incident.
Ces plateformes couvrent un large éventail d’exigences de conformité spécifiques à votre secteur d’entreprise. Les organisations peuvent les utiliser à des fins différentes, mais les industries de la gouvernance d’entreprise, de la finance, des soins de santé et de la fabrication trouvent ces outils essentiels à leurs opérations.
Certaines sociétés financières au Royaume-Uni ont particulièrement du mal à répondre aux exigences de cybersécurité et de réglementation, selon une récente enquête. Le logiciel de formation de conformité peut aider à soulager ces défis et à minimiser les risques de sécurité en facilitant l’adhésion des entreprises aux réglementations de l’industrie et aux politiques de travail.
Comment le logiciel de formation de conformité réduit les risques
La formation en ligne pour la conformité pour les employés garantit que votre main-d’œuvre reçoit la bonne formation en fonction de leurs rôles et responsabilités. Outre la conformité légale, il peut offrir de multiples avantages qui profitent à votre entreprise et aux personnes derrière elle.
Assure une formation cohérente à l’échelle de l’entreprise
Ces systèmes simplifient le processus d’apprentissage en fournissant un contenu de formation cohérent à tous, quelle que soit leur emplacement ou leur rôle. En conséquence, les petites entreprises et les sociétés multinationales peuvent rendre la formation plus accessible à tous les employés.
En fait, la construction d’une culture de conformité aide à construire un lieu de travail plus résiliente: les entreprises ayant des programmes de formation efficace en cybersécurité peuvent réduire le risque de violations de 65%, selon une étude récente.
Tracks et documents les efforts de conformité
Le logiciel de suivi de la formation de conformité automatise la collecte de données et génère des rapports. Des fonctionnalités de rapports puissantes permettent aux gestionnaires de suivre facilement les progrès de la certification d’un individu. Ces évaluations comprennent des informations sur les cours terminés, les réalisations partielles et les modules de formation de recertification.
Vous pouvez également afficher les graphiques de progression d’une équipe ou demander des rapports de progrès visuel pour une analyse rapide.
Automatise les mises à jour des modifications réglementaires
La conformité à la confidentialité et à la protection des données est une préoccupation de premier plan parmi les entreprises. La plupart des utilisateurs considèrent la capacité d’une entreprise à protéger les données des clients avant de décider s’ils sont suffisamment bons pour transiger ou non. Cela est particulièrement vrai parmi les sociétés financières, les cabinets d’avocats et les institutions de santé.
Cela n’aide pas que les lois doivent constamment s’adapter aux menaces changeantes. Aux États-Unis, près de 60% des entités interrogées en 2023 ont eu du mal à suivre le rythme des réglementations en matière de confidentialité et des disparités entre les lois des États. Environ 52% ont eu du mal à augmenter leur budget en raison de ces changements. (2)
Les instructeurs peuvent aider à atténuer ces risques en mettant régulièrement à la mise à jour les processus et les matériaux de formation de conformité pour refléter les dernières réglementations. En restant informé des changements réglementaires, ils s’assurent que les employés reçoivent une formation à jour, ce qui réduit le potentiel de violations et de soutien aux efforts de conformité.
Encourage une culture de responsabilité
Outre l’apprentissage, le logiciel garantit que les employés comprennent, suivent et assument la responsabilité des exigences réglementaires et des politiques de l’entreprise. Les programmes de formation structurés et le suivi automatisé des performances renforcent l’importance de respecter les normes juridiques.
Les agents de sécurité, par exemple, peuvent définir des alertes et des rappels pour effectuer une formation régulière en matière de sécurité sur les chantiers de construction ou chaque fois qu’il y a des mises à jour réglementaires. Cela leur rappelle de remplir leurs obligations et fournit une piste d’audit des activités de conformité.
Réflexions finales
Le logiciel de formation de conformité est plus qu’un simple outil réglementaire. Il s’agit d’un filet de sécurité qui protège les entreprises contre les risques opérationnels, financiers et de réputation. Cependant, l’automatisation des processus essentiels n’est que la première étape.
Les organisations doivent établir des politiques de conformité efficaces et des programmes de formation pour respecter leurs obligations réglementaires. L’adoption d’une approche proactive et l’utilisation des bons outils sont les seuls moyens pour les entreprises de prospérer dans cet environnement très compétitif et axé sur le numérique.
Citations
- «TD Bank a frappé avec un record de 3 milliards de dollars d’amende sur le blanchiment d’argent du cartel de la drogue». Source: https://edition.cnn.com/2024/10/10/investing/td-bank-settlement-money-landerring/index.html
- «Des défis Les entreprises qui font des affaires aux États-Unis sont confrontées tout en s’adaptant aux changements dans les lois sur la confidentialité des données des consommateurs en mai 2023». Source: https://www.statista.com/statistics/1403367/us-firmes-challenge-consumer-data-privacy-law/#:~:text=a%20Survey%20Conded,of%20the%20Changes.
La publication sur la façon dont le logiciel de formation de conformité protège votre entreprise contre les risques est apparu en premier sur le gourou de la sécurité informatique.
