Tous les clients Workspace n’ont pas besoin de la liste complète des fonctionnalités Gemini pour le personnel et, pour de nombreux travailleurs, les assistants IA se sont révélés très efficaces pendant et autour des réunions. Pour répondre à ces clients, Google a lancé un module complémentaire « AI Meetings and Messages » qui inclut l’accès aux fonctionnalités Gemini dans Meet uniquement, pour un prix inférieur de 10 $ par utilisateur et par mois.
Il existe également un module complémentaire « AI Security », qui coûte également 10 $ par utilisateur et par mois, qui donne accès à la classification des documents basée sur l’IA dans Google Drive. (La fonctionnalité est également disponible dans l’abonnement Gemini Enterprise, plus cher.)
Comment l’adoption de Google Workspace se compare-t-elle à celle de Microsoft 365 ?
Même si Microsoft a conservé sa formidable avance sur le marché, Google a réussi à imposer Workspace comme une suite logicielle bureautique compétitive. Il est difficile de dire exactement comment l’adoption de Workspace s’est déroulée par rapport à Microsoft 365 et à d’autres suites d’applications de productivité, mais il existe quelques indications.
Google rapporte 10 millions de clients payants pour Workspace, tandis que Microsoft revendique plus de 400 millions de postes commerciaux payants (utilisateurs finaux) pour Office 365/Microsoft 365. Google affirme que son chiffre fait référence au nombre total d’organisations de toute taille qui paient pour Workspace, plutôt que que le nombre total de postes/utilisateurs payants dans les organisations clientes, mais cela inclut probablement certaines entreprises extrêmement petites, voire unipersonnelles, ce qui rend la comparaison difficile.
L’autre statistique fournie par Google – sur 3 milliards d’utilisateurs – est moins utile, car elle concerne principalement l’utilisation par les consommateurs de ses applications gratuites. “Alors que des milliards de consommateurs utilisent des versions gratuites des applications Google Workspace, leur utilisation dans les entreprises reste limitée, éclipsée par la popularité de Microsoft 365”, a déclaré Gownder.
Les états financiers de la société mère de Google, Alphabet, ne font pas la lumière sur l’adoption commerciale de Workspace, car les revenus de Workspace font partie du segment « Google Cloud » qui comprend également Google Cloud Platform, l’infrastructure de cloud computing et le service d’analyse plus large de Google. Dans un appel aux résultats pour les derniers états financiers trimestriels d’Alphabet (T2 FY24), le PDG Sundar Pichai a seulement noté qu’une augmentation de 29 % d’une année sur l’autre des revenus de Google Cloud était due, en partie, à « une forte croissance de Workspace ». Cette croissance est principalement due à l’augmentation du revenu moyen par siège, a déclaré Pichai – une indication que, comme d’autres acteurs du secteur, Google voit plus de valeur dans l’augmentation des ventes avec les clients existants que dans l’élargissement de sa clientèle globale.
Néanmoins, Google gagne du terrain sur M365, a déclaré Mariano, quoique lentement. “Je pense que nous assisterons à une croissance continue du marché pour Google Workspace”, a-t-il déclaré. “Même si cela est progressif, nous constatons qu’ils gagnent un peu de part de marché chaque année.”
Google a réussi à éloigner de son rival de grandes entreprises telles que Verizon et Airbus et, plus récemment, a annoncé que 250 000 militaires américains recevraient des licences Workspace, un signe supplémentaire de l’acceptation de la suite par les grandes organisations.
“Quand nous regardons le monde occidental, nous constatons que Microsoft et Google sont les deux acteurs dominants dans ce domaine”, a déclaré Mariano.
L’un des principaux facteurs qui motivent l’intérêt des entreprises pour Workspace est le coût par rapport à M365, a déclaré Mariano. Les entreprises se méfient de l’augmentation des dépenses consacrées à la suite Microsoft, a-t-il déclaré, même si la réalité est que, pour la plupart, il est peu probable qu’elles réalisent des économies significatives en passant à Workspace.
« Le terme que j’ai entendu de la part de plusieurs responsables informatiques et DSI avec lesquels j’ai parlé est que l’augmentation des coûts de Microsoft 365 n’est pas durable », a déclaré Mariano. “Cela les amène à réfléchir beaucoup plus à Google Workspace que par le passé.”
Gownder estime également que les efforts déployés par Google pour cibler Workspace dans les établissements d’enseignement au fil des années commencent à porter leurs fruits. « Les cohortes d’employés plus jeunes, parce qu’ils ont utilisé Google Workspace à l’école, pourraient avoir une préférence pour la suite par rapport à Microsoft 365, moins connue », a-t-il déclaré.
Un autre facteur est qu’après être sortis d’un mode de crise réactif pendant la pandémie, les responsables informatiques sont désormais mieux placés pour évaluer leur stratégie en matière d’applications sur le lieu de travail.
“Quand nous revenons sur l’ère de la pandémie, Microsoft s’est régalé : tout le monde a couru vers Microsoft, parce que c’est ce qu’ils avaient”, a déclaré Mariano. « Je pense que la poussière est retombée et que de nombreux responsables informatiques et DSI examinent désormais ce qui reste après coup et se demandent : « Qu’avons-nous fait et devrions-nous en être là ? Ils prennent le temps de décider à quoi ressembleront les cinq à dix prochaines années.
Est-il facile de passer de Microsoft 365 à Google Workspace ?
Pour de nombreuses entreprises, l’adoption de Workspace signifiera la migration des utilisateurs des applications de productivité d’entreprise de Microsoft. Google fournit des outils pour aider les clients à effectuer la transition.
L’outil Google Workspace Migrate permet aux administrateurs de déplacer de grandes quantités de contenu vers un domaine Workspace. Workspace Migrate peut être utilisé pour déplacer des données depuis Microsoft Exchange (2010, 2013, 2016 et 2019), Exchange Online, Microsoft SharePoint (2010, 2013 et 2016), SharePoint Online et Microsoft OneDrive Entreprise. Il peut également être utilisé pour migrer des données depuis la plate-forme de stockage cloud Box, les systèmes de partage de fichiers et d’autres domaines Workspace. Workspace Migrate est disponible pour Workspace Business Standard et Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus, ainsi qu’Education Standard et Education Plus.
Pour les migrations plus petites à partir de certains produits Microsoft, Google propose d’autres options : Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME), Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) et le service de migration de données.
Google a également récemment introduit un nouveau service de migration de fichiers en version bêta ouverte, qui vise à simplifier le transfert de fichiers entre OneDrive et Google Drive pour un maximum de 100 employés à la fois, et promet une « perturbation minimale » aux utilisateurs finaux pendant le processus.
Néanmoins, une migration complète de Microsoft 365 vers Google Workspace n’est pas pour les timides. Un tel projet peut nécessiter un « effort monumental » pour une grande entreprise, a déclaré Gownder : « Il y a tout simplement beaucoup de complexité à gérer, malgré les outils d’assistance proposés par Google », a-t-il déclaré.
L’un des défis auxquels les entreprises sont confrontées est que certains aspects de la suite Microsoft 365 n’ont pas de destination claire dans Google Workspace. Par exemple, il est difficile de migrer les données Teams d’une manière logique, a déclaré Gownder, alors qu’Excel contient des séquences de programmation entières, des macros et d’autres approches de contenu qui peuvent échouer lors de leur migration vers Sheets. « Les grandes organisations voudront travailler avec un partenaire consultant externe, et ce ne sera pas un petit projet », a-t-il déclaré.
Quelles sont les dernières fonctionnalités de Google Workspace ?
L’intégration de son assistant Gemini AI dans les applications Workspace est en tête de l’agenda de Google.
L’une des fonctionnalités Gemini for Workspace récemment lancée dans Meet est « Prendre des notes pour moi », qui charge l’assistant IA de prendre des notes pendant un appel vidéo, permettant ainsi aux participants de se concentrer sur leur réunion.
Les Gémeaux peuvent prendre des notes lors des réunions Google Meet.
Une récente mise à jour de Gemini dans la fonctionnalité « Aidez-moi à écrire » de Gmail – qui utilise l’IA générative pour rédiger un e-mail – ajoute trois options pour affiner le texte d’un e-mail : Formaliser, Élaborer et Raccourcir.
Les gemmes sont également désormais disponibles pour les utilisateurs Gemini. Semblables au GPT d’OpenAI, les Gems sont des versions personnalisées de l’assistant de chat AI qui peuvent être invitées à répondre de certaines manières : le partenaire de codage et l’éditeur d’écriture sont des exemples de deux Gems prédéfinis fournis par Google.
En ce qui concerne les applications principales de Workspace, un ajout assez récent concerne les « puces intelligentes », un ensemble d’éléments interactifs que vous pouvez intégrer dans Docs et Sheets pour améliorer la collaboration. Lorsqu’un collègue clique sur une puce intégrée, il peut soit voir plus d’informations, telles que les coordonnées d’une personne ou d’une entreprise, soit entreprendre une action, comme modifier le statut d’une tâche via un menu déroulant.
Howard Wen / IDG
Une nouvelle application Workspace est actuellement en cours de développement : Vids. Il s’agit d’une application de création vidéo qui guide les utilisateurs tout au long du processus de production de vidéos simples à des fins telles que les arguments de vente, l’intégration des employés, ainsi que l’apprentissage et le développement. Un assistant IA dans l’application peut créer un storyboard et suggérer des images d’arrière-plan, par exemple, et propose des voix off prédéfinies pour raconter une vidéo. L’application est désormais en préversion dans Workspace Labs.
Quelle est la prochaine étape pour Google Workspace ?
Bien que Gemini ait déjà été intégré à une large gamme d’applications Workspace, il est juste de dire que Google continuera de concentrer ses efforts sur le développement de l’assistant IA à usage professionnel.
“Je pense que c’est Gémeaux, Gémeaux, Gémeaux pour eux en ce moment”, a déclaré Mariano.
L’une des fonctionnalités d’IA en cours de développement est AI Teammate for Workspace, un agent d’IA avec lequel les travailleurs humains peuvent interagir directement dans l’application Workspace Chat. Le prototype, dévoilé lors du Google I/O cette année, pourrait être utilisé à diverses fins, par exemple pour surveiller et suivre des projets.
Il reste toutefois à voir si les investissements de Google dans Gemini permettront d’attirer davantage d’entreprises vers la suite Workspace. “Google continue de renforcer Workspace avec des outils basés sur l’IA, mais nous n’en sommes pas encore au point où les entreprises annoncent qu’elles migreront vers Google Workspace grâce à Gemini”, a déclaré Gownder.
L’un des atouts de Google pourrait résider dans la combinaison de ses applications Gemini et Workspace avec son activité matérielle, les téléphones Pixel de Google étant capables d’exécuter l’IA sur l’appareil. “Il s’agit pour eux d’un avantage concurrentiel que nous pourrions voir croître au cours des deux prochaines années, à mesure que nous verrons ce qui se passe avec l’IA”, a déclaré Mariano.
Mais il ne s’agit pas uniquement d’IA : un autre produit intrigant en préparation est le Project Starline, un système de vidéoconférence 3D qui donne aux utilisateurs le sentiment qu’ils sont dans la même pièce. Google a récemment annoncé son intention de commercialiser le système qu’il développe depuis plusieurs années en 2025.
