Le travail à distance et asynchrone, qui a considérablement gagné en popularité pendant la pandémie, reste un pilier essentiel de l’environnement commercial actuel avec de nombreuses entreprises Fortune 500 optent pour un modèle de travail hybride. Même s’il n’a pas atteint son apogée pandémique, le travail à distance est encore 3 à 4 fois plus populaire aujourd’hui qu’en 2019 avec près de la moitié des effectifs exprimant le désir de conserver, dans une certaine mesure, la possibilité de travailler à domicile.
En parallèle, le marché de la vidéoconférence est sur une forte trajectoire ascendante, et devrait atteindre 33,04 milliards de dollars d’ici la fin de l’année. Zoom reste le leader incontesté, détenant une part de marché dominante de 42,8 % en 2020. Malgré son adoption généralisée, pendant la pandémie, les utilisateurs ont commencé à ressentir une fatigue de visioconférence, c’est-à-dire la lassitude ressentie par un contact visuel excessif, une vision constante d’eux-mêmes, une mobilité réduite et une charge cognitive plus élevée – autant d’effets secondaires d’un temps trop long passé devant l’écran de l’ordinateur.
Au-delà des vidéoconférences pour les réunions sur le lieu de travail, de nombreuses entreprises continuent de tirer parti de la portée des événements à distance tels que les conférences, les ateliers éducatifs et les webinaires commerciaux après la pandémie. Il existe une différence palpable entre les sessions en ligne auxquelles le personnel est censé assister et les sessions sur invitation qui attirent les membres et les clients potentiels qui choisissent d’y être, apportant un sentiment d’enthousiasme et d’engagement découlant de leur véritable intérêt pour l’événement.
Plus loin, problèmes de réseau, la complexité de l’interface utilisateur et la mauvaise qualité audio et vidéo distraient les participants et rendent difficile la compréhension des signaux sociaux et des subtilités essentielles à une collaboration et un travail d’équipe efficaces. Sans aucun effort pour maintenir l’engagement des participants tout au long de la session, l’ennui contagieux peut entraîner une distraction et un manque de concentration chez de nombreux participants.
Même si la technologie joue un rôle central dans la création d’un sentiment de communauté dans les environnements hybrides et à distance uniquement, elle doit également tenir compte de la diversité des styles de communication, des flux de travail d’équipe uniques, des styles de gestion informatique et des expériences de travail personnelles, mettant ainsi l’accent sur la nécessité de solutions technologiques personnalisables. .
Dans le but de rendre la collaboration en personne et à distance plus transparente, j’ai analysé le meilleur des meilleurs modules complémentaires Zoom et applications de marché. Les outils ci-dessous créent des expériences Zoom fluides et permettent des espaces de travail virtuels plus collaboratifs et plus attrayants.
Cinq applications essentielles pour transformer votre expérience Zoom
StreamAlive—StreamAlive place le public au centre de la conversation et permet aux présentateurs d’intégrer de manière transparente des fonctionnalités interactives dans leurs sessions Zoom. Grâce à la fonction de chat native, aux sondages en temps réel, aux sessions de questions-réponses et à la gamification des données, l’application excelle à rendre les réunions virtuelles plus dynamiques. Cela garantit que chaque participant peut contribuer activement, rendant les réunions plus inclusives et engageantes.
Minuterie de scène—Destinée aux événements virtuels organisés, l’interface sophistiquée mais conviviale de StageTimer gère facilement le flux des présentations et des discussions avec plusieurs présentateurs. J’utilise cet outil pour organiser des panels et des conférences où plusieurs intervenants partagent la scène. Le minuteur n’est visible que par les présentateurs ou les modérateurs, ce qui les aide à respecter discrètement le programme sans distraire le public.
SlidesClicker—SlidesClicker permet un flux narratif plus fluide pour les présentateurs. Grâce à la possibilité de contrôler leur diaporama directement depuis leur smartphone, les intervenants peuvent éviter les pauses gênantes causées par le changement d’écran ou d’autres transitions maladroites. L’application prend en charge divers formats de présentation et s’intègre facilement à Zoom, permettant aux présentateurs de se concentrer sur leur prestation.
Zoom AI – Demandez à AI Companion et résumé de la réunion—Ask AI Companion est la réponse de Zoom à la rationalisation du flux de travail au sein de sa plateforme. En prenant en charge les tâches banales, cette fonctionnalité basée sur l’IA aide les utilisateurs à organiser les données liées aux réunions sur les services Zoom en informations exploitables. Qu’il s’agisse de préparer les réunions à venir, de résumer les points clés après une réunion ou de gérer les tâches quotidiennes, Ask AI Companion aide à maintenir la productivité et garantit qu’aucune information critique n’est négligée. De plus, la fonction Résumé de la réunion peut fournir aux participants un bon résumé de la discussion de la réunion pour référence ultérieure, les aidant ainsi à se concentrer sur la réunion au lieu de simplement prendre des notes (en dehors des commentaires particulièrement dignes d’être cités).
Studio de production d’événements Zoom—Le studio de production Zoom Events permet aux utilisateurs de créer des présentations de type diffusion sans quitter l’application. Conçu sur mesure pour les organisateurs d’événements et les hôtes de webinaires, Production Studio fournit des outils simplifiés semblables aux salles de contrôle de diffusion professionnelles. Les utilisateurs peuvent concevoir des scènes personnalisées, gérer les transitions et contrôler le contenu préchargé qui est affiché au public, le tout dans l’interface de Zoom. Cet outil est inestimable pour les créateurs de contenu qui cherchent à proposer des événements virtuels soignés et attrayants qui ressemblent à la production télévisée.
Comment savoir quels outils conviennent à votre équipe
Sans aucun doute, chacune de ces fonctions et intégrations Zoom est précieuse et améliore toutes l’expérience de l’utilisateur final. Mais décider dans quel outil ou quelle combinaison investir peut s’avérer difficile, surtout si l’on considère les styles individuels au sein de chaque organisation.
Commencez par évaluer le public, le déroulement de l’événement et l’esthétique que vous souhaitez atteindre. Voici quelques exemples :
Une réunion d’examen de projet d’une petite équipe peut bénéficier des activités d’engagement de StreamAlive, et AI Companion de Zoom peut aider les arrivants tardifs à se tenir au courant de ce qui s’est passé avant leur arrivée. Si rester dans le temps et sur le sujet est un problème pour l’équipe, mettre votre agenda et votre budget temps dans StageTimer à la vue de tous aidera à maintenir la concentration du groupe.
Un webinaire de vente pourrait bénéficier davantage de l’aspect professionnel en utilisant l’outil Production Studio de Zoom Sessions – le produit sœur de plus en plus populaire réservé aux webinaires de Zoom Events. L’énergie d’engagement peut être renforcée par les fonctionnalités d’interaction visuelle de StreamAlive.
Une conférence sur plusieurs jours et plusieurs sessions pour un groupe à but non lucratif peut tirer parti de tous ces outils. Compte tenu de l’effort requis pour organiser un tel événement, vous devez rendre chaque session productive et agréable pour vos participants en réfléchissant aux outils qui feront la différence, session par session.
Continuez ensuite en évaluant les capacités de votre équipe. Avez-vous une équipe de production capable de gérer vos diapositives tout au long de votre présentation ou devez-vous être capable de le faire vous-même ? Votre public est désengagé et vous cherchez un moyen de l’inclure dans la conversation ? Comprendre où se trouve votre trou le plus urgent est un excellent point de départ.
Les managers et les chefs d’équipe doivent également comprendre que l’expérience hybride/à distance nécessite un changement de culture qui encourage la communication et la collaboration entre tous les participants. Dans leur rôle de leader, Les responsables informatiques servent souvent de communicateurs entre les équipes techniques, et le succès de leur organisation dépend de la disponibilité d’outils qui pilotent les processus essentiels de communication et de collaboration. Les organisations doivent continuer à évaluer les outils de collaboration virtuelle, permettant ainsi aux responsables informatiques de donner plus efficacement à leurs organisations les moyens de réussir dans cette nouvelle ère grâce à une coopération et une coordination renforcées.
Enfin, au fur et à mesure que vous créez votre référentiel de présentations, sollicitez les commentaires de votre public. Donnez régulièrement des opportunités de commentaires et affinez votre pile technologique en fonction de leurs expériences et suggestions.
Tirer le meilleur parti du marché des applications
Le Marketplace de Zoom, la source d’extensions intégrées à l’application, et l’interface utilisateur récemment améliorée de Zoom Workplace illustrent l’engagement de la plateforme à créer un hub unifié, piloté par l’IA, qui améliore la collaboration en équipe, l’interaction avec les clients et la productivité globale. Cet écosystème d’applications ouvert donne aux utilisateurs le choix et encourage l’innovation continue parmi les développeurs, enrichissant la plateforme avec des solutions diverses qui suivent l’évolution des besoins du lieu de travail.
L’adoption de ces applications peut transformer considérablement l’expérience de travail à distance, rendant les interactions virtuelles aussi engageantes et productives que les collaborations en personne. À mesure que la technologie des réunions et des présentations continue de progresser, l’efficacité du lieu de travail évoluera également.
